GDPR和电子邮件-个人问题ö电子邮件和电子邮件备份中的类似数据

2018年5月29日星期二 从 迈克尔·尼西奇

距离GDPR只有几天的路程,许多公司都处于升级IT流程和所需L的最后阶段。ö要完成的解决方案以满足新法规ü二。在欧盟公司工作的任何人ässig或与europäischen Firmen Geschäfte macht, mü不愿意接受高达全球销售额4%或2000万欧元的高额罚款ö有rt。新法律中的许多段落已经通过ä子宫-不仅在我们的博客上,而且在众多其他网站上,都由Anw撰写ä以及来自IT杂志门户网站的知名记者。

如果您处理此主题及其对流程和IT-L的影响ö在处理公司自己的业务时,您不可避免地会意识到很多人önliche Daten ü转移并存储在电子邮件和电子邮件备份中。如果您在IT-L公司工作ö解决方案是高度集成和相互关联的,因此很容易沟通所有人员ö找到一个人的类似信息,äß GDPR第17条 löschen lassen möchte.

如果这样集成的Lö该解决方案涵盖了许多应用程序领域,例如CRM,CMS和电子邮件,并且Lö解决方案还会创建电子邮件备份,那么您就有了ück有这样的Lösung können Sie alle 带有pers的电子邮件ö查找某人的常用信息,并确保其在实时服务器和备份中的安全öschen.

但是,实际上,许多公司使用不同的L。ösungen für不同的任务。 lö解决方案创建备份,从MS Exchange Server或L发送电子邮件ö保存和处理了另一个制造商的解决方案,或者CRM系统的产品制造商不同于集成的Enterprise CMS,后者也收集和处理个人数据。这就是困难开始的地方。

电子邮件备份还有另一个挑战:尝试保存邮件时ö查找和备份类似数据非常有用ß电子邮件仍在Exchange服务器上还是电子邮件已经备份并在磁带或基于硬盘的L上,区别在于ö解决方案已保存。

在许多中小型公司中,ängigen IT-Lösungen nicht so ausgereift. Bei E-Mails nutzen sie normalerweise einen Exchange-Server und lokale E-Mail-Clients wie Outlook auf den Desktop-Computern der Mitarbeiter. Das Suchen und Finden alter 带有pers的电子邮件ö可以在MS Exchange下管理类似信息。这些电子邮件können确定后,移到特殊的存储区域,然后按特殊的Löschsoftware wie 步入正轨 或Blancco安全凝胶öscht werden.

达尔über hinaus können Sie mit 步入正轨 PowerControls für Exchange 带有pers的电子邮件ö在实时服务器上从某人搜索相似数据,如果他们找到自己的数据,则将其找到öscht haben mö对。 步入正轨 PowerControls是一个简单的M。ö使用集成的电子邮件查看器可以快速直观地搜索这些电子邮件。但是,不是ö就像使这些电子邮件非常安全ö婷使用此工具时,仅将这些电子邮件移至Exchange服务器的垃圾箱。然后取决于最终收到电子邮件时设置的Exchange保留时间ültig gelö对人好点。然后它仍然不是所谓的硬Lö因为即使在那之后äre es mö就像还原电子邮件,直到最终到达存储它们的特定位置为止ü由于新日期有效überschrieben wird.

寻找和Lö在员工的计算机上发送此类电子邮件也非常容易ü被听到。识别数据后,kö可以将它们移动到客户端计算机上的特定存储位置,然后再通过特殊的数据文件安全地移动öschlö要删除的解决方案。这可以在客户端计算机上完成,也可以ü通过IT管理员的网络连接。这两个过程都只能工作ür在客户端计算机和/或电子邮件交换服务器上处于活动状态的电子邮件。

但是,有关的电子邮件呢ö包含管理员或用户已经备份或保存的类似数据。„gebackupt“ wurden?

简而言之:从技术上讲,kö您只能找到电子邮件并且安全lö在服务器上仍然可用ü山墙还是可以达到的!备份中的电子邮件构成威胁ür符合GDPR,因为到目前为止,还没有简单的Lösung fü这个问题!备份后,几乎不会ö就像阅读个人电子邮件ö婷即使你könnten, wü不要只是rd备份的时间戳ändern, sondern kö还可能违反其他法规和法律的存储要求。

安全电子邮件kö因此,原则上只能找到,恢复和提取。但是,如果您有ö最终,来自安全邮箱的类似信息和电子邮件ültig löschen, kö仅将其余电子邮件另存为全新备份,尤其是如果备份存储在磁带上时。自从这篇文章之后ä有很多电子邮件,有ö由于其他法律,邮箱中最有可能受到保留要求限制的电子邮件ü可以保存多年或数十年ü甜。如果有备份ändern würden, wü通常,这些电子邮件的时间戳也öschen. Damit wü以及其他这些电子邮件"ändern"尽管它们的内容实际上仍然相同äre.

结论:为电子邮件和电子邮件备份做好GDPR的准备并非易事,而是一项棘手的任务。

现在时间应该是ü作为一家公司,高度集成的Lö实施的解决方案,例如将所有数据保持在同一状态下的电子邮件归档系统„Haube“可以处理,存储和保护,必要时还可以安全地保护ö能够。使用这样的专门档案ösung kö可能是将来符合GDPR的最佳方式。现代Lö最好的解决方案是L,它结合了许多现代业务管理和处理工具,例如CRM,Enterprise CMS,电子邮件等。ö唱高布ßGDPR提供的资金ützt zu sein.

图片来源:CQF-Advocat / www.pexels.com

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