移动办公室时如何确保数据安全

2020年11月2日 通过 蒂莉·霍兰(Tilly Holland)

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我们处于不平凡的时代。从办公室到远程工作的转变已成为大多数人的常态。由于许多组织决定迁移到较小的场所,这是由于其现在的远程工作人员数量众多,通常由办公室经理来整理搬到新场所的后勤噩梦。 

无论您是一家蓬勃发展的企业,已经超过了现有空间,还是正在寻求更经济的挖矿方式,确保大笔交易顺利进行对企业而言,就像在您的个人生活中一样,压力很大。

对于大多数人来说,如果您询问搬家的主要问题是什么,他们可能会提到收拾东西,整理通讯和公用设施。然而,有一件事经常被忽略,即,如何确定整个过程中数字数据的安全性。 

这就是我们将在此博客中探讨的内容。 

确保数据安全

办公室搬迁是数据最终被破坏,丢失或用不当之手的绝佳机会。无论是粗心的移动者摔落并砸碎硬盘驱动器,还是只是硬件在运输过程中消失了,在计划移动时都需要考虑一系列安全风险。

因此,下面列出了您需要解决的一些最常见的潜在问题。

保护您的硬件

损坏数据存储硬件是一个常见问题,由于诸如物理冲击,温度变化或潮湿之类的问题,某些类型的设备将比其他类型的设备更容易受到攻击。但是,无论您要运输PC硬盘驱动器,服务器还是磁带,都必须谨慎包装和处理,以免需要聘请数据恢复专家来检索丢失信息。

在开始移动之前,您还应该检查设备是否存在任何潜在问题。例如,您需要检查硬盘驱动器或错误指示灯(例如警告LED)引起的异常噪音。这些可能表明设备已经开始降级,因此会更脆弱并且更容易受到撞击和刮擦。

维持监管链

当在整个移动过程中将数据存储设备从一个人移交给另一个人时,这为物品在运输中丢失或被盗提供了主要机会。为了最大程度地降低这种风险,在整个过程中保持清晰的监管链非常重要,因此很容易在任何给定时间点确定谁负责数据。

最好的方法是确保每件物品在安全包装后都被密封。在移动的每个阶段都应检查此密封件是否被篡改,只有在将存储设备安全地放置在新位置后才能断开密封件。万一发生数据泄露事件,负责此举的人将能够就发生的事情提供清晰的答案-这对于监管或保险目的可能至关重要。

记录一切

同样,记录所有内容也很重要–我们的意思是一切,直到电缆连接到哪里。尤其是如果您要移动大型服务器并进行复杂的布线,则在旧办公室中安装它们时如何对其设置进行任何更改都可能导致以后出现问题。

每个PC,硬盘驱动器,USB记忆棒和网络硬件都需要清楚地标记,并记录所有更改。理想情况下,除了以数字方式存储外,还应该有这些记录的硬拷贝。

不要忽视物理安全

同样重要的是,在搬家时,您不要忽略房屋的物理安全性(无论新旧)。我们非常清楚这对于企业来说会是一个混乱的时刻,人们总是在上下班的时间里进出办公室,因为他们试图以最小的干扰完成任务。结果是任何机会主义者都可以利用他们的机会走进并帮助自己装备。

这就是为什么在移动过程中不要放松物理安全策略至关重要的原因。将门撑开以方便移动者轻松进入可能会很诱人,但是如果您周围有敏感的数据存储硬件,这可能是一个代价很高的错误。

了解您的恢复过程

不幸的是,某些事情确实出错了,并且您的硬件最终损坏或丢失,因此为这种情况做好准备很重要。对于初学者,您需要确定备份计划和 灾难恢复 是最新的,并且已经过测试。如果您等到发现问题时才发现问题,那就太迟了。

请牢记所有这些内容,并且您可以-如果不是完全没有压力的举动-那么至少可以放心,最重要的业务数据仍将在那里等您摘下泡沫包装,安顿在您企业的新家中。

无论如何,如果您发现由于办公室搬迁而丢失数据, 联系我们 今天看看我们如何能提供帮助。 

 

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